小學檔案管理制度

小學檔案管理制度

　　檔 案 管 理 制 度
　?。ㄔ囆校?br />　　學校檔案是廣大教職員工在教育管理、教學實踐和教學研究活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，是學校各項工作活動的歷史紀錄，也是學校領(lǐng)導決策和教育、教學的必要依據(jù)，檔案是師生員工智慧的結(jié)晶，是國家的寶貴財富，是學校歷史的鑒證。為了加強我校檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在教學、科研、管理和學校其他各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本制度。
　　第一條 基本任務(wù)
　　一、貫徹執(zhí)行檔案政策、法規(guī)、規(guī)劃全校檔案工作。
　　二、建立健全全校各類檔案工作規(guī)章制度，并監(jiān)督、指導、檢查執(zhí)行情況。
　　三、負責各類檔案和資料的接收、征集、整理、編目、鑒定、保管、銷毀和統(tǒng)計工作。
　　四、督促和指導各科室、組正確收集、整理歸檔的文件資料。
　　五、鑒定并處理已過保管期和并無保存價值的學校檔案。
　　六、對已經(jīng)收集歸檔的檔案要注意發(fā)揮其為學校各項工作服務(wù)的作用。
　　七、制定學校的檔案管理制度，嚴格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，維護檔案的完整和安全。
　　第二條  檔案工作人員
　　學校檔案人員必須政治立場堅定，政治理論、思想作風和職業(yè)道德水平較高，具備一定的基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識和相關(guān)知識，較強的工作能力。
　　第三條 立卷歸檔制度
　　一、歸檔范圍
　　依照《江干區(qū)教育局學校檔案歸檔范圍及保管期限》
　　二、歸檔時間
　?。ㄒ唬?、黨務(wù)工作類、政務(wù)工作類、教代工團類、財務(wù)會計類、基本建設(shè)類等，應(yīng)按照年度歸檔立卷（每年的1月1日至12月31日止），次年六月底立卷完畢，移交綜合檔案室（財務(wù)會計類保管一年后移交綜合檔案室）。
　?。ǘ?、教務(wù)工作類、教師業(yè)務(wù)工作類、學生學籍類應(yīng)按照學年歸檔立卷（9月1日至次年8月31日）。
　　三、歸檔要求
　　（一）、我校檔案是由黨支部、校長室、教導處、總務(wù)處、工會、大隊部、團支部、教科室等部門產(chǎn)生的。因此，原則上哪個部門產(chǎn)生的文件材料就由其部門相關(guān)人員負責收集整理，歸檔立卷。
　?。ǘ?、凡是歸檔的文件材料要盡量做到文件完整、準確、系統(tǒng)，并具有參考應(yīng)用價值，能夠起歷史憑證作用。
　?。ㄈ⒎矐?yīng)歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰；不能用易褪色（如鉛筆、元珠筆、純藍墨水筆等，字跡必須端正清楚，不得重寫）、易變質(zhì)的材料書寫；不能有金屬物裝訂。
　　（四）、特別珍貴的檔案，從安全與保管條件等方面考慮，可以隨時歸檔。
　　（五）、各部門向檔案室移交檔案，必須填寫移交清單一式兩份，交接雙方簽字蓋章。歸檔單位與檔案室各一份分別保存。
　　第四條  檔案統(tǒng)計制度
　　做好檔案的登記和統(tǒng)計工作，使檔案家底清楚，帳務(wù)相符合檔案利用細細及時反饋，以便改進工作，提高檔案管理水平。
　　一、準確統(tǒng)計我校各類檔案的數(shù)量，庫存檔案的構(gòu)成狀況和變換以及提供利用情況，每年統(tǒng)計一次。財務(wù)檔案的各類上年的財務(wù)賬冊、報表、憑證年末整理后交檔案室保管。
　　二、由專人做好統(tǒng)計工作，實行統(tǒng)一的統(tǒng)計方法。
　　三、加強對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的綜合分析，掌握利用動態(tài)、規(guī)律，根據(jù)利用的信息反饋內(nèi)容，研究和改進工作，促進檔案管理水平的提高。
　　四、填寫檔案利用情況登記表，做好檔案利用效果的統(tǒng)計。
　　五、做好查閱登記、借閱登記以及各類歸檔的總帳登記。
　　第五條  檔案的保管制度
　　一、綜合檔案室對每年歸檔應(yīng)按照永久、長期、短期分別編號存放。排列整齊，并編制必要的檢索工具，為翻檢利用創(chuàng)造條件，達到調(diào)卷迅速、準確。
　　二、檔案庫房應(yīng)單獨設(shè)置，不得兼辦公室或其他用處。未經(jīng)檔案員允許，任何人不得擅自進入庫房。
　　三、檔案室必須保持清潔，必須符合防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防霉、防潮、防塵、防腐蝕、防水等要求；定期檢查保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向校有關(guān)領(lǐng)導匯報、及時處理。
　　四、檔案室對庫存檔案定期檢查，及時改進工作缺點，補救問題。對超過保管期限，需銷毀的檔案材料進行清理造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導同意，報主管部門批準方可銷毀。銷毀時必須由檔案室和有關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。
　　第六條  檔案的保密制度
　　執(zhí)行《保密法》，嚴格遵守國家工作人員保密守則，非檔案室人員，未經(jīng)許可，不得擅自進入檔案室。
　　第七條  檔案的開放制度
　　一、我校檔案室保存的材料可供各處、室、組和外單位查閱使用，但是必須辦理查閱手續(xù)（外單位人員須持單位介紹信），填寫查閱檔案登記表。
　　二、檔案原則上不外借，特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導書面批準，借閱時間一般以三天為期限，并辦理借閱登記手續(xù)。
　　三、查閱者只準查閱所需范圍內(nèi)的檔案材料，不準查閱所需范圍以外的檔案材料；如需摘錄、復印，事先需經(jīng)檔案室人員同意，但只準摘錄有關(guān)部分，抄寫在專門紙上，并妥善保管。不得將檔案私自帶出，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擴散檔案內(nèi)容。
　　四、前來查閱者必須遵守保密制度，愛護檔案，嚴禁在檔案上任意涂劃、刪改、涂點、剪插、撕頁等。
　　五、歸還檔案材料時，檔案管理人員應(yīng)對檔案作詳細檢查，發(fā)現(xiàn)問題要當面指出，并問明情況及時處理。
　　六、室藏檔案屬下列情況之一者不開放：
　?。ㄒ唬婕包h和國家秘密的；
　　（二）．涉及專利或技術(shù)秘密的；
　?。ㄈ婕皞€人隱私的；
　?。ㄋ模畽n案形成部門規(guī)定限制使用的；